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METTRE EN PLACE UN SYSTEME D’INFORMATIONPERSONNEL

« Faites simple, aussi simple que possible, mais pas simpliste. »

Einstein

Comment identifier vos besoins en information ?

Certains besoins en information nous sont imposés par notre activité même car leur utilité est immédiate : chiffre des ventes, pourcentage de retours clients, taux de conversion des visiteurs d’un site web… Toutefois, il est indispensable, notamment lorsque l’on débute à un nouveau poste, de ne pas se satisfaire de l’existant et de mener l’audit de ses propres besoins informationnels.

Ceci est vrai dans le domaine professionnel mais peut aisément se décliner dans le cadre privé. De manière générale, on s’aperçoit d’ailleurs que les gens qui ont une passion n’ont pas de mal à se poser les bonnes questions pour avancer : « Comment trouver la personne-ressource qui me permettra de perfectionner ma technique de guitare ? », « Comment contacter l’expert d’arts martiaux qui m’enseignera telle forme de travail ? », etc. Ils ont l’enthousiasme nécessaire pour mettre la machine en marche. De fait, la passion est un excellent moteur. Les gens passionnés par leur métier se posent ainsi plus facilement les bonnes questions que les autres.

Les deux questions de Peter Drucker

Comme nous l’avons vu dans le chapitre 11, Peter Drucker est un excellent guide personnel. S’étant posé la question des besoins en information avant les autres, il a mis au point deux questions simples1 qui nous semblent à nouveau pleines de bon sens. Nous devons nous les poser pour ne pas rater notre cible :

1. Quelle est l’information que je dois apporter aux personnes avec lesquelles je travaille et dont je dépends ?

Pour Peter Drucker, la première question à se poser n’est pas « Qu’est-ce que je veux ? » mais « Qu’est-ce que les autres attendent de moi ? » et donc « Qui sont les autres ? » (ce qui est très cohérent avec sa méthode d’identification des compétences personnelles : voir chapitre 11). Cette question est essentielle car elle nou

Sous quelle forme ? Et oriente dès le départ vers le travail collaboratif. dans quels délais ?

2. Quelle est l’information dont j’ai personnellement besoin ? Qui peut me la donner ? Sous quelle forme ? Et dans quels délais ?

La première chose que doit faire un employé pour obtenir l’information dont il a besoin dans le cadre de ses fonctions est donc d’aller voir les autres, c’est-à-di tous ceux avec qui il va être amené à travailler ou dont il dépend, pour les interroger.

En retour ; il doit se préparer à répondre lui-même à question « Et vous, quelle information attendez-vous d moi ? » Dans le cadre de nos activités privées, on devr se poser cette question à nous-même en utilisant comm cadre de réflexion les différents rôles et objectifs que l’on se sera assigné grâce à la méthode de Stephen Covey.

Quels sont vos facteurs critiques de succès ?

On peut compléter la méthode de Peter Drucker en s’inspirant de celle des facteurs critiques de succès. Elle a été développée par le chercheur en management John Rockart1 pour permettre aux organisations de décliner leurs objectifs stratégiques à un niveau opérationnel, c’est-à-dire pour les réduire à quelque chose de plus « actionnable » : plan tactique, plan d’action, etc. Elle permet dans un premier temps de cerner les facteurs qui affectent la réalisation des objectifs stratégiques, les fameux facteurs critiques de succès (FCS). Avec un minimum d’efforts, il est tout à fait possible de décliner cette méthode à nos besoins individuels en information :

Une fois encore, le mind mapping pourra ici servir efficacement de support à votre réflexion.

Méthode des facteurs critiques de succès

1 Déterminez vos facteurs critiques de succès en fonction de vos objectifs stratégiques (ou de ceux de votre service évidemment). Pour cela, posez-vous les questions suivantes :

  • Où détesteriez-vous le plus que quelque chose aille mal dans votre activité ?
  • Citez deux ou trois secteurs de votre activité où des difficultés vou empêcheraient de fonctionner normalement.
  • Supposons que vous restiez isolé pendant trois mois. Que souhaiteriez-vous savoir en premier en revenant ?

2 À partir des réponses obtenues ci-dessus, sélectionnez celles qui se recoupent et vous semblent essentielles (entre trois et six).

3 Réfléchissez aux informations dont vous avez continuellement besoi pour mieux gérer ces FCS.

4 Mettez en place une veille personnelle sur ces thèmes (voir chapitre 11).

Flux matériel vs immatériel Le flux matériel reste bien réel

Bien que nous vivions dans un univers de plus en plus virtuel, la réalité nous rattrape rapidement avec des objets bien physiques. Malgré une volonté de s’orienter vers la dématérialisation, nous continuons de rester entourés par des informations sur un support physique :

  • courriers ;
  • dossiers ;
  • livres ;
  • magazines ;
  • etc.

Cette source de données est bien souvent multiforme. La méthode GTD (voir chapitre 3, « Rangez votre bureau », page 57) propose de centraliser ces données physiques dans une inbox (une boîte de réception). En fonction du volume de données à traiter, l’inbox peut être une simple bannette à courrier. Une fois rentrées dans le système, les données ne doivent pas rester statiques.

Organiser le flux matériel

Afin de ne plus faire coexister un flux matériel en plus d’un flux immatériel, de nombreuses personnes se tournent vers la dématérialisation. Elles scannent purement et simplement tous les documents qu’elles reçoivent pour les réceptionner dans une inbox virtuelle. Ainsi, tout est centralisé.

Toutefois, même avec un matériel performant (scanner à défilement), scanner tous les documents consomme du temps.

Vers un flux de plus en plus immatériel1

Le flux immatériel est lui aussi grandissant : toujours plus d’e-mails, de conversations téléphoniques, etc.

En moyenne, combien d’e-mails recevez-vous par jour : dix ? Vingt ? Cinquante ? Cent ? Vous l’avez sans doute remarqué : le nombre d’e-mails reçus par jour augmente de façon exponentielle. L’e-mail reste, il est vrai, le principal outil de communication dans la plupart des organisations.

Organiser le flux immatériel

Chaque jour, le flot ininterrompu de courriels charrie avec lui toutes sortes d’informations à traiter. Mais avez-vous déjà pris le temps de réfléchir à la nature de chaque e-mail reçu ? Sans doute que non… Bien souvent, nous traitons tous les e-mails de manière identique. Pourtant, la plupart des e-mails peuvent être transformés en actions. Selon la méthode GTD, si une action prend moins de deux minutes, vous devez la réaliser tout de suite. Cette action peut être :

  • répondre ;
  • transférer ;
  • déléguer ;
  • faire.

Respectez l’adage « chaque chose à sa place » pour :

  • un événement : ajoutez-le dans votre agenda puis supprimez l’e-mail ;
  • un site : ajoutez-le dans vos favoris dans un site de social bookmarking

par exemple, puis supprimez l’e-mail ;

  • un contact : ajoutez-le à votre annuaire, puis supprimez l’e-mail. Lorsque nous envoyons un e-mail avec une tâche déléguée par exemple,

nous croyons que c’est terminé. Eh bien non, vous devez assurer un suivi car

votre contact ne réalisera peut-être pas la tâche, ou que tout simplement, il n’aura pas reçu votre e-mail (ou fait semblant de ne pas le recevoir). Une fois l’e-mail envoyé, transférez-le dans votre dossier en attente pour assurer un suivi.

Le temps et l’attention sont des ressources finies. Vous ne devez pas simplement consulter votre boîte mail mais agir, transformer les e-mails en actions. Le but ultime reste d’amener votre boîte de réception à zéro. L’e- mail est simplement un médium. Vous devez transformer vos e-mails en actions.

Organiser la messagerie selon la méthode GTD

Vous organiser : une activité quotidienne

= Organiser l’année

En début d’année, réalisez une carte GTD avec les projets structurants de l’année. Créez également une carte GTD portail. Elle sera l’équivalent virtuel de votre système d’organisation GTD du flux matériel (bannettes).

Notre organisation va ensuite descendre d’un niveau pour s’occuper du mois.

Organiser le mois (en cours)

Au début du mois, créez la carte GTD du mois en cours.

Vérifiez la carte du mois précédent, pour ajouter dans la carte en cours les tâches non réalisées. Au fil du temps, indiquez les tâches à réaliser dans le mois ainsi que les tâches en attente pour réaliser par exemple un suivi.

Notre organisation va encore descendre d’un niveau pour s’occuper de la semaine.

Organiser la semaine (en cours)

En début de semaine

En fin de semaine

Créez la carte GTD de la semaine en cours.

Vérifiez la carte de la semaine précédente pour ajouter dans la cart en cours les tâches non réalisées.

Vérifiez votre système d’organisation GTD du flux matériel (vos bannettes). Le cas échéant, répartissez les tâches dans vos différentes cartes GTD : Projets, Mois, Semaine, Jour.

Consultez votre agenda pour visualiser les événements prévus. Consultez les pages web mises à lire plus tard (exemple : dans Diigo).

Notre système d’organisation va maintenant s’intéresser à une unité de mesure commun à beaucoup de travailleurs : la journée.

Organiser la journée (en cours)

Début de journée

Élaborez la carte GTD du jour. Consultez vos e-mails.

La carte GTD du jour reprend les tâches notées dans un premier temps au sein du carnet de tâches. Vérifiez également les tâches non réalisées sur la carte GTD de la veille.

Vérifiez votre agenda.

Reportez les rendez-vous du jour dans la carte GTD du jour. Vérifiez les actualités du jour.

Au choix, vous pouvez lire le journal ou consultez les sites d’actualité sur le net (exemple : Google Actualités). Au-delà de l’aspe de culture générale, l’actualité du jour peut influer sur votre agenda (exemples : travaux sur l’autoroute, organisation d’un événement auquel vous voulez assister).

Consultez vos réseaux sociaux.

Le plus souvent, limitez-vous à deux réseaux sociaux : un généralist (exemple : Facebook) et un professionnel (exemple : Viadeo).

Consulter ses réseaux chaque jour ne consomme pas forcément trop d temps. Un rapide scannage des différents éléments permet de limiter à cinq minutes la consultation de son compte. Sur les réseaux sociaux, i

y a une grande réactivité. Consulter quotidiennement votre réseau vou permettra de vous tenir informer en temps réel des informations circulant au sein de votre réseau.

L’ensemble de la phase d’organisation du matin représente environ trente minutes.


Fin de journée

Vérifiez la carte GTD du jour.

Barrez le cas échéant les tâches réalisées (bien souvent, vous biffez les tâches réalisées au fur et à mesure de la journée.) Vérifier la carte GTD du jour en fin de journée permet de prendre conscience de l’ensemble des tâches effectuées dans la journée, car pour paraphraser Marie Curie : « On ne fait jamais attention à ce qui a été fait ; on ne voit que ce qui reste à faire. »

Consultez votre lecteur de flux RSS.

En guise de récompense, vous pouvez à ce moment lire vos flux RSS. Certains consultent leur agrégateur de flux dès le matin, mais avec le nombre grandissant de flux, nous cédons vite à la tentation de vouloir tout lire. Réserver la lecture des fils RSS en fin de journée permet de ne pas prendre trop de temps, ou tout du moins de ne pas empiéter sur l’activité de la journée qui commence tout juste.

LE SYSTÈME D’INFORMATION PERSONNEL PAR BRUNO BERNARD SIMON

Quels sont les piliers d’un système d’information personnel : l’e-mail ?

L’agrégateur de flux RSS ?…

L’e-mail et les listes de discussion restent importants même si le RSS a mangé une part non négligeable du temps de veille. Le presse-papier ne doit pas être oublié, ni surtout les réseaux professionnels – et non pas les réseaux sociaux du web 2.0.

Le web 2.0 a-t-il révolutionné l’activité du travailleur du savoir ?

Oui… et non. Oui, si l’on considère que le web 2.0 représente avant tout la rapidité des réseaux, la participation de plus d’acteurs (les « pro-ams »), et donc l’augmentation de la production de l’information et du temps nécessaire à son traitement. Non, du point de vue du fond du travail : la recherche des sources d’informations, la vérification, le recoupement, l’agrégation et le stockage restent les mêmes.

Le système d’information personnel se compose-t-il d’outils mais également de méthodes (mind mapping, GTD, etc.) ?

Dans mon cas personnel, rien de bien compliqué, si ce n’est une classification et un classement optimal des fichiers, la sauvegarde des données, la mise à jour des logiciels et du matériel.

1. Peter Drucker, « Quelle information pour les cadres ? » in Les Échos, 2002 : www.lesechos.fr/formations/manag_info/articles/article_12_1.htm

1. John F. Rockart, « Chief executive define their own data needs », Harvard Business Review, mars-avril 1979.

1. Nous complétons ici nos conseils pour mieux gérer sa boîte mail, thème que nous avons commencé à aborder dans la partie 1 au chapitre 5 « Organiser l’information », notamment dans

« Gérez votre messagerie : de quoi je me mail ? ».

Conclusion

« No one likes change except a wet baby. 1»

L’avènement d’un continuum informatique

Désormais, dans la plupart des organisations, nous sommes en présence d’un véritable continuum informatique. L’ordinateur est présent à chaque étape de la production d’information.

Prenons l’exemple de la presse : « Dès la deuxième moitié des années 1990, les chercheurs français Daniel Thierry et Denis Ruellan2, étudiant les transformations organisationnelles des rédactions des entreprises de presse régionale, repèrent l’existence d’un continuum informatique présent à tous les maillons de la chaîne de production de l’information depuis l’amont de cette chaîne (repérage, collecte, sélection, indexation…) jusqu’à son aval (impression et diffusion) en passant par toutes les étapes intermédiaires liées à la fabrication de l’information (hiérarchisation, écriture, mise en scène…)3. »

Bien que non exclusif, le Personal Knowledge Management (PKM) reste intimement lié à l’ordinateur. Développer des compétences informatiques et informationnelles devient donc primordial.

Une information protéiforme et multisource

Les sources traditionnelles sur papier (livres, magazines) conservent tout leur attrait. Le net, quant à lui, constitue un véritable magma informationnel. En son sein s’entremêlent des données publiques, des informations personnelles, d’autres commerciales.

Bref, se retrouver dans ce melting pot informationnel devient de plus en plus compliqué, nous avons besoin de boussoles pour naviguer dans l’océan de données que constitue le net. Face à l’infobésité, nous devons mettre en place des filtres pour éviter de nous noyer dans le flux continu de données. Le PKM est justement là pour nous aider à nous y retrouver (il faut cependant noter que le développement de solides compétences dans ce domaine peut prendre plus ou moins de temps selon les personnes).

Attention à l’enfermement informationnel

De nombreux travailleurs du savoir restent emprisonnés dans un univers autocréé. Au fil du temps, ils ont bâti un système d’information performant. Toutefois, forts de ce réceptacle de données, ils délaissent peu à peu la sérendipité, ainsi que le plaisir de trouver et de s’y retrouver. Ils se retrouvent dans une veille permanente, connectés vingt-quatre heures sur vingt-quatre à leur ordinateur et au net. Internet devient le cordon ombilical nécessaire à leur survie.

L’addiction au net est vite contagieuse selon votre profil de personnalité.

Ainsi, comme dans toute activité, la pause est bénéfique. Débranchez-vous périodiquement du flux continu d’informations. Il faut savoir parfois arrêter le temps, c’est-à-dire sortir des flux de données pour en tirer des connaissances. Pour prendre une image, arrêtons de vouloir boire toute l’eau du fleuve boueux pour boire uniquement l’eau de source limpide.

Mais l’enfermement informationnel peut aussi être collectif. La sociologue Danah Boyd pointait récemment les risques d’homophilie, c’est-à- dire notre capacité à nous confronter uniquement à des informations auxquelles nous avons des chances d’adhérer (et d’éviter ainsi les points de vue divergents). C’est particulièrement visible sur le marché des sites de rencontres : ils se spécialisent de plus en plus par « niches » (les trentenaires, les quarantenaires, ceux qui votent à gauche ou à droite, les Blacks Blancs Beurs, les Catholiques, les Musulmans, les Juifs, etc.). Comme le dit Danah Boyd, « la technologie n’a pas dans son essence de mettre fin aux divisions de la société. Et même, plus souvent qu’à son tour, elle les renforce1 ».

Savoir ralentir

Depuis quelques années, on voit grandir le mouvement du « slow ».

Slow Food, le slow travel, le slow parenting1 : tout est bon pour prendre son temps et c’est tant mieux, car prendre son temps n’est pas synonyme de le perdre, au contraire. Le concept de « slow » appliqué à la gestion de l’information revient à mettre en place des garde-fous pour nous permettre de prendre de la distance avec elle, notamment celle, toujours croissante, qui est diffusée en temps réel. Temps de déconnexion, de détente, de respiration, voire, pourquoi pas, de méditation (comme le prônent certains des chercheurs les plus avancés dans cette réflexion2), afin de repartir sur de bonnes bases.

On sait par exemple que le fait de dormir sur une idée nous permet souvent d’aboutir à une solution le lendemain (et c’est maintenant prouvé3). On sait aussi que la rêverie journalière est un élément important de la résolution de problèmes4 ou bien que les promenades, même courtes, dans un environnement naturel5 améliorent notre créativité. En fait, plus le temps passe et plus les neurosciences cognitives nous apprennent que le cerveau a besoin de ces temps de pause pour mieux intégrer les informations afin de mieux les réutiliser. Comment le travailleur du savoir qui souhaite être efficace pourrait-il ne pas tenir compte de ces découvertes ?

Le PKM ou l’art de s’adapter au réel pour ne pas le subir

Le Personal Knowledge Management, comme nous l’avons démontré, est une discipline nécessairement intégratrice. Elle se nourrit des apports de domaines scientifiques divers (sciences de l’information, de la cognition, du management, de l’éducation…). Mais elle s’intéresse aussi aux pratiques, savoir-faire et tours de main numériques pour la bonne et simple raison qu’ils sont souvent à l’origine de recherches menées dans ces domaines. Sur Internet, l’essai-erreur et les approches heuristiques sont constantes et peu coûteuses en temps. Il n’est donc pas nécessaire d’attendre une validation scientifique pour tester et mettre à son profit une technique que d’autres auront partagée… et avec le web social, il s’en partage beaucoup !

Dans ce contexte informationnel singulier, on comprend bien qu’il est difficile d’enfermer le PKM dans des définitions trop catégoriques.

S’adaptant à la fois aux évolutions sociétales évoquées dans cet ouvrage et aux besoins individuels de chacun, il est multiforme et en perpétuelle évolution. Nous pensons toutefois que le modèle TIICC, détaillé ici avec force outils et méthodologies, devrait permettre à chaque travailleur du savoir de poser les bases de son propre système de PKM mais aussi, grâce à la pratique de la veille qui en est une composante essentielle, de mieux anticiper les changements qui l’attendent et de s’y adapter.

Maintenant, c’est à vous ! Gérez votre PKM comme un livret de caisse d’épargne. Vos données sont un capital à faire fructifier, à accumuler doucement pour que le moment venu, vous puissiez « tirer » dessus.

Sur les réseaux sociaux, idem, le capital de sympathie et/ou d’expertise que vous aurez contribué à créer vous sera très utile au moment opportun.