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(DEVELOPPER SES COMPETENCES PERSONNELLES)
 
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METTRE EN PLACE UN SYSTEME D’INFORMATIONPERSONNEL
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==DEVELOPPER SES COMPETENCES PERSONNELLES==
  
« Faites simple, aussi simple que possible, mais pas simpliste. »
 
  
Einstein
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:::::::::::::« L’instabilité est nécessaire pour progresser. Si on reste sur place, on recule. »
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:::::::::::::''Coluche
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« Le concept de compétence ne renvoie pas uniquement aux savoirs et savoirfaire, il implique aussi la capacité à répondre à des exigences complexes et à pouvoir mobiliser et exploiter des ressources psychosociales (dont des savoirfaire et des attitudes) dans un contexte particulier1. »
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Pourquoi développer des compétences clés ? D’abord, l’avancée technologique nécessite de développer des capacités d’adaptation. Ensuite, les sociétés se fragmentent de plus en plus, et les métiers se spécialisent.
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Enfin, à cause de la mondialisation. Auparavant, seuls les ouvriers non qualifiés étaient en concurrence avec les pays émergents. Désormais, les ingénieurs aussi sont concernés. De nombreuses sociétés occidentales sous- traitent par exemple de la programmation en Inde.
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===Apprenez à vous connaître ===
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:::::«If opportunity doesn’t knock, build a door2. »
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:::::Milton Berle
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Comme nous venons de le voir, le développement et la communication autour de ses compétences reste un élément essentiel pour réaliser les objectifs que nous nous sommes assignés. Une question encore plus essentielle doit toutefois être abordée ici : savoir comment déterminer ces fameux objectifs afin de ne pas emprunter des chemins que l’on pourrait regretter ensuite.
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Le modèle TIICC prend en compte cette étape via le T de gestion du Temps. Tout simplement parce qu’il s’agit de l’élément le plus important que vous ayez à gérer, celui dont dépendent les quatre autres. Nous parlons bien sûr ici de la gestion du temps sur le long terme et non plus de la simple
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gestion des tâches. Même si celles-ci doivent nécessairement se mettre au service d’objectifs plus élevés. Ces deux éléments (les objectifs et les tâches à effectuer pour les atteindre) sont en effet indissociables. Ils impriment un rythme à toute réalisation humaine, qu’elle soit collective ou individuelle. Les objectifs marquent les rythmes lents. Ils sont la projection dans le temps de nos désirs et nous tirent vers l’avant. Les tâches sont la brique de base sur laquelle se bâtit tout projet. Elles sont totalement incontournables pour avancer tant la règle du « un pas après l’autre » reste encore le meilleur moyen d’atteindre nos objectifs sans être dépassé par leur ampleur.
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Nous entrons donc ici clairement dans le domaine du développement personnel, un champ d’étude où toutes les productions ne se valent pas, loin de là. Il y a toutefois beaucoup d’auteurs sérieux dont les écrits peuvent nous être profitables et il serait dommage de s’en priver sous prétexte que se côtoient généralement, dans ce domaine, le pire et le meilleur.
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===Changer de vie ?===
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Un des leitmotivs des ouvrages consacrés au développement personnel consiste à affirmer qu’il faut améliorer sa vie pour qu’elle soit le plus en accord possible avec ses aspirations profondes et nous amène ainsi au bonheur que l’on souhaite.
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La notion de bonheur est cependant ambiguë. Pour Tim Ferriss, l’auteur du best-seller La semaine de quatre heures1, il vaut mieux se concentrer sur celle d’enthousiasme. Selon lui, la question que nous devons réellement et périodiquement nous poser lorsque nous souhaitons repenser notre vie est la suivante : « Qu’est-ce qui m’enthousiasme ? »
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Avant d’aller plus loin, arrêtons-nous sur une expression qui pourrait s’avérer contre-productive au final. On parle souvent en développement personnel de changer sa vie. Cela pourrait laisser penser qu’il s’agit ici de prendre des mesures radicales visant à apporter de véritables bouleversements. Or, tout le monde n’a pas forcément envie de changer complètement sa vie. Il s’agit donc de choisir une méthode qui pourra, si besoin, s’appliquer de manière mesurée. Celles que nous vous présentons sont de celles-là.
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===Mieux choisir ses objectifs de vie avec Stephen Covey===
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Dans son ouvrage culte, Les sept habitudes, Stephen Covey (l’un des vingt-cinq Américains les plus influents selon le Time Magazine) s’attache à mettre en pratique les apports de trois siècles de littérature américaine consacrée au succès et à l’accomplissement personnel. Cette tradition a développé certains principes qui fondent l’éthique du caractère et s’opposent à ceux de l’éthique de la personnalité apparue après la guerre. D’après Covey, là où la première cherche à nous faire évoluer durablement, la seconde propose des recettes superficielles et souvent éphémères de type « souriez et la vie vous sourira » ou « vouloir, c’est pouvoir ».
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L’approche de Stephen Covey vise le développement personnel et l’amélioration de son efficacité à long terme. L’objectif est de passer progressivement de la dépendance aux autres vers l’indépendance (reconnaissance de soi-même) puis vers l’interdépendance (reconnaissance de la nécessité de collaboration avec d’autres personnes afin d’accroître sa propre efficacité). Cette philosophie, on le voit, est totalement en phase avec un Personal Knowledge Management (PKM) qui doit nous amener vers une plus grande autonomie, qu’elle soit personnelle ou professionnelle, mais aussi à reconnaître d’une part, et exploiter d’autre part, notre interdépendance via les services du web 2.0.
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Ce n’est bien sûr pas l’ensemble de la méthode de Stephen Covey que nous vous présentons ci-dessous. Il n’est pas possible de résumer la richesse de ses ouvrages en quelques lignes. Il s’agit plutôt d’un point de départ pour mieux se connaître et disposer ainsi des éléments qui nous permettront de prendre notre vie en main.
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===Mise en œuvre de la méthode de Stéphane Covey===
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1 Identifier les « rôles » que vous êtes amené à jouer dans votre vie : conjoint, père/mère, fils/fille, responsable marketing, sportif/sportive, bénévole dans une association…
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2 Écrivez pour chacun de ces rôles ce que vous aimeriez que l’on dise de vous dans votre discours funèbre (c’est un moyen radical !).
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3 Transformez ces compliments potentiels en des objectifs de vie à atteindre à moyen et long termes. Une carte heuristique® est tout à fait adaptée à cet exercice.
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4 Chaque début de semaine, préparez votre planning et faites coïncide vos rendez-vous et engagements des jours à venir avec ces objectifs. E retour, utilisez vos objectifs comme supports vous permettant de pense à des actions ciblées à mener dans la semaine.
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5 Veillez à intégrer chaque nouvelle tâche qui se présente à vous dura la semaine, y compris la plus minime, dans vos objectifs à long terme.
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6 Revoyez périodiquement vos objectifs afin de les affiner ou de les réorienter.
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Marier la méthode de Stephen Covey et la méthode GTD ? Facile avec le mind mapping !
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À première vue, les méthodes de David Allen1 et de Stephen Covey semblent très différentes. Schématiquement, là où le premier prône une focalisation sur la réalisation des tâches dans le but de conserver « un esprit comme de l’eau », le second nous invite surtout à garder un œil sur nos objectifs à long terme.
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Dans les faits, leurs méthodes se complètent aisément et avantageusement. Ici encore, c’est l’outil informatique qui va nous aider à réaliser la jonction et plus spécifiquement le mind mapping. Que vous utilisiez un logiciel payant comme MindManager ou MindView, ou gratuit comme Freemind et Freeplane, vous allez pouvoir tirer parti dans le premier cas des marqueurs de maps et dans le second du gestionnaire d’attributs. Les deux systèmes vous donnent en effet la possibilité de créer des catégories aisément applicables aux éléments de vos cartes et vous permettent ainsi de les reclasser à la volée en fonction de vos besoins. Vous pourrez par exemple ajouter à vos tâches les attributs suivants :
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* conjoint/conjointe ;
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* père/mère ;
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* fils/fille ;
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* responsable marketing ;
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* sportif/sportive (karaté/jogging) ;
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* bénévole Croix-Rouge ;
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* etc.
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Ainsi, lorsque vous entrerez une nouvelle tâche, même insignifiante, dans votre système GTD, vous serez sûr qu’elle rentre bien dans vos objectifs de vie en lui assignant un ou plusieurs de ces attributs. Une fois encore, on ne parvient à de grandes réalisations qu’avec des petits pas…
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===Mieux se connaître pour mieux réussir professionnellement avec Peter Drucker===
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À cette approche de Covey, utilisable tant dans sa vie privée que professionnelle, nous avons souhaité ajouter une seconde plus orientée vers les besoins des travailleurs du savoir. Et pour cause, puisqu’elle nous est proposée par Peter Drucker lui-même.
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Si, malgré le nombre important d’ouvrages du type « Effectuez vous- même votre bilan de compétences » existants sur le marché, nous avons choisi de présenter sa méthode, c’est qu’il s’est autant intéressé au problème des organisations qu’à celui des individus qui les composent. Il ne met pas la performance des entreprises d’un côté et celle des travailleurs du savoir de l’autre, tout comme il n’envisage pas les individus uniquement comme des employés. Sa vision est globalisante. Elle renvoie à un partenariat gagnant- gagnant pour les organisations et les individus qu’elles emploient. Comment pourrait-il en aller autrement ? Ses conseils sont donc précieux pour cette première raison. Mais aussi parce qu’il les a appliqués tout au long de sa vie et que cela lui a plutôt bien réussi…
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Étape 1 : identifiez vos compétences clés avec l’analyse en feed-back
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La première étape de la méthode de Drucker consiste à mieux connaître ses forces et ses faiblesses en pratiquant ce qu’il appelle une analyse en feed- back. Il s’agit, à chaque fois que vous prenez une décision clé ou effectuez une action importante, d’écrire les résultats que vous en attendez et de les comparer quelques mois plus tard (neuf à douze) avec les résultats effectifs. Au bout de quelque temps et en fonction des résultats obtenus, vous serez en mesure de savoir où vous êtes compétent1 et où vous l’êtes moins. À partir de là :
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1. essayez de vous mettre dans des situations où vos points forts produiront des résultats ;
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2. travaillez vos points forts : l’analyse en feed-back vous montrera où les compétences que vous avez déjà acquises peuvent être encore améliorées ;
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3. identifiez, afin de les contrer, les mauvaises habitudes qui limitent vos qualités (exemple : vous avez de bonnes idées, des objectifs ambitieux  mais n’arrivez pas à formaliser les étapes qui conduiront à leur achèvement) ;
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4. n’allez pas vers ce pour quoi vous n’êtes pas fait : vous perdez ainsi le temps et l’énergie que vous pourriez consacrer à passer du niveau « compétent » au niveau « expert ».
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Étape 2 : identifiez votre mode de fonctionnement
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Personne ne travaille tout à fait de la même manière. En cherchant à comprendre comment vous fonctionnez, vous pourrez créer et optimiser l’environnement propice à votre efficacité. Quelques questions à vous poser :
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1. Suis-je plutôt quelqu’un qui lit ou quelqu’un qui écoute ? Il faut savoir que l’on est rarement les deux. Un lecteur accordera peu d’attention à ce qu’on lui dit et inversement. Il est intéressant pour vous de savoir où vous vous placez mais aussi de comprendre où se placent vos collègues.
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2. Comment j’apprends ? On peut apprendre en lisant, en écoutant, en écrivant, en faisant ou même en s’écoutant parler. Lorsqu’on connaît son profil d’apprenant, on doit faire en sorte de toujours se mettre dans les meilleures conditions d’apprentissage possibles1.
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3. Est-ce que je travaille mieux en groupe ou en solo ? Si je travaille mieux en groupe, quelles sont les relations qui me conviennent ? Subordonné, dirigeant ?
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4. Est-ce que je produis de bons résultats comme décideur ou comme conseiller ? On connaît l’importance des éminences grises dans l’ombre des hommes de pouvoir. On peut être très à l’aise dans la réflexion théorique et beaucoup moins lorsqu’il s’agit de la concrétiser par des décisions. À l’inverse, on peut savoir faire des choix mais avoir besoin d’éclairages avisés.
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5. Est-ce que je suis bon lorsqu’il faut agir en situation de stress ou est-ce que j’ai besoin d’un environnement très structuré et relativement prévisible ?
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6. Corollaire à la question 5 : est-ce que je travaille mieux dans les petites structures ou dans les grandes ?
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Étape 3 : identifiez vos valeurs
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1. Réalisez le test du miroir : formalisez la réponse à la question suivante : quel type de personne est-ce que je veux voir le matin dans le miroir ? (  approcher du discours funèbre de Stephen Covey.)
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2. Confrontez les résultats de ce test au type d’activités que vous menez ou aux valeurs de l’organisation pour laquelle vous travaillez.
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3. Les valeurs ne sont pas qu’éthiques : est-ce que vous voulez travailler dans une organisation qui vous aide à faire au mieux ce que vous savez faire, ou dans une organisation qui recherche l’innovation de rupture ? Votre vie professionnelle sera radicalement différente selon que vous choisissez l’une ou l’autre.
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Pour Peter Drucker, les risques en cas de valeurs trop éloignées sont que « non seulement l’individu sera frustré mais qu’en plus il ne produira pas de résultats1 ».
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Étape 4 : sachez à « quoi » vous appartenez
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Il s’agira dans cette quatrième étape de synthétiser ce que vous aurez appris sur vous dans les trois premières étapes afin d’être en mesure de faire des choix pertinents en terme de carrière. Si par exemple, vous savez que vous n’êtes pas un décideur, peut-être devez-vous refuser un poste de ce type, le risque étant de mal le vivre et d’hypothéquer la suite de votre carrière.
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Cette étape doit aussi vous permettre de pouvoir dire oui à certaines demandes sur lesquelles vous êtes mal à l’aise en posant des conditions d’exécution : « Je veux bien le faire mais voici comment et voici le type de résultats que vous pouvez attendre de moi. »
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Étape 5 : définissez votre apport (dans votre service, votre équipe projet, etc.)
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Trois questions doivent se poser ici :
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1. Que demande la situation ?
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2. Étant donné mes compétences clés, mon mode de fonctionnement et mes valeurs, comment puis-je apporter la meilleure contribution à ce qui doit être fait ?
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3. À quels résultats doit-on arriver pour faire la différence ?
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Pour atteindre ses objectifs, Peter Drucker propose :
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* de ne pas projeter de résultats à plus de dix-huit mois, les imprévus étant trop nombreux ;
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* de se fixer des résultats raisonnables, c’est-à-dire atteignables a priori ;
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* de se fixer des résultats qui ont du sens, c’est-à-dire qui feront la différence ;
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* de se fixer des résultats qui doivent être visibles et si possible mesurables ;
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* de mettre en place un plan d’action : que dois-je faire ? Où et comment démarrer ? Avec quels objectifs ? Dans quels délais ?
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Étape 6 : prenez la responsabilité de vos relations (ou l’intelligence émotionnelle avant l’heure)
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« Se gérer soi-même exige de prendre la responsabilité de ses relations1 », nous dit encore Peter Drucker, explorant ainsi en pionnier les territoires de l’intelligence émotionnelle que le psychologue Daniel Goleman2 a depuis largement explorés et détaillés :
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1. Acceptez le fait que les autres sont différents de vous, ils ont leurs propres compétences clés, leur propre manière de faire les choses, leurs propres valeurs. Pour être efficace, vous devez chercher à comprendre ce que recouvrent ces trois éléments chez vos collaborateurs afin d’en tirer le meilleur parti. C’est encore plus vrai pour votre responsable. Il faut savoir s’adapter à ce qui le rend plus efficace car « c’est (…) le secret pour “manager” son patron3 ».
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2. Communiquez sur vos compétences. Beaucoup d’incompréhensions viennent du fait que l’on ne sait pas vraiment, y compris dans un même service, que Dupont est très bon pour ceci et Durand pour cela. Lorsque vous arrivez dans un nouveau poste, expliquez à vos collègues quelles sont vos forces, comment vous fonctionnez et ce que vous vous proposez d’apporter. Puis demandez-leur de se définir de la même manière. Même si parler de soi ainsi peut sembler à première vue présomptueux, au final, cela génère de la confiance.
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Changer sa vie pour aller vers ce qui nous enthousiasme (et gagner ainsi en autonomie) n’est pas un élément annexe pour mettre en place son propre système de PKM, mais la ligne directrice, l’azimut de ce système. Les autres éléments ne peuvent qu’être au service de cet objectif plus élevé. Si l’on doit mieux gérer son information, c’est pour alimenter ses connaissances et développer ses compétences. C’est ainsi que l’on est reconnu et que l’on peut espérer atteindre un degré d’autonomie, notamment financière. Celle-ci vous permettra de dégager du temps pour faire ce qui vous épanouit le plus. Et si vous avez la chance que votre métier fasse partie des activités qui vous enthousiasment, veillez quand même à respecter un équilibre entre vie privée et vie professionnelle. Car ce qui enthousiasme votre partenaire n’est certainement pas votre absence…
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Valorisez vos compétences personnelles L’e-portfolio, un CV en expansion
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Se présenter sous son meilleur jour
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Désormais, vous pouvez vous montrer sous votre meilleur jour tout en démontrant vos compétences professionnelles. Comment ? Grâce au CV en ligne qui devient un véritable e-portfolio. Un e-portfolio se présente comme un CV classique : expériences professionnelles, études, etc. Toutefois, Internet décuple les potentialités du CV. Grâce aux liens hypertextes, vous pouvez compléter votre CV avec des liens vers des sites web : les écoles que vous avez fréquentées, les entreprises où vous avez travaillé, etc. Vous pouvez également enrichir votre CV avec du contenu multimédia : vidéo de présentation, photos, etc. En complément de votre présentation, vous pouvez publier du contenu annexe : mémoire de master, etc. Pourquoi ne pas ajouter également des commentaires de vos anciens collègues, voire, si possible, les recommandations de vos anciens employeurs ?
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L’e-portfolio décuple les possibilités de mise en page de votre CV. En effet, sur le net, il n’y a plus besoin de se soucier du coût d’une impression couleur. L’e-portfolio peut servir lorsque vous recherchez activement un poste mais également durant toute votre carrière pour vous présenter professionnellement.
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Quels outils utiliser pour élaborer votre e-portfolio ?
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Sur le net, de nombreuses solutions permettent de créer rapidement votre e-portfolio. La plupart des solutions dédiées sont gratuites en version de base, puis payantes pour une utilisation avancée (exemples : www.moncv.com et www.doyoubuzz.com). Elles présentent l’avantage de disposer d’une trame toute prête pour élaborer votre e-portfolio.
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Rien ne vous empêche de vous inspirer de ces sites pour créer le vôtre.
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Au choix, vous pouvez lancer un site web ou un blog en forme de portfolio. Vous pouvez utiliser un service en ligne ou si vous disposez d’un peu plus de connaissances informatiques, vous pouvez héberger votre propre solution.
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Dans tous les cas, pour un meilleur référencement de votre e-portfolio, pensez à déposer un nom de domaine. Utilisez par exemple votre patronyme. Le coût reste modeste : environ cinq euros par an. La plupart des plates- formes de contenu proposent par ailleurs un outil statistique. Vous pourrez ainsi évaluer l’intérêt porté à votre e-portfolio, voire affiner votre analyse par page. Toutefois, l’analyse de vos statistiques ne vous permettra pas de savoir si c’est bien un recruteur qui a consulté votre e-portfolio.
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===Démarquez-vous grâce au CV heuristique===
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Le temps où un employé passait toute sa carrière au sein d’une même organisation semble révolu. Désormais, vous devez vous attendre à changer d’organisations plusieurs fois dans votre vie professionnelle. Dans le cadre de votre recherche de poste, vous serez amené à mettre à jour votre CV pour valoriser au mieux votre expérience professionnelle. Pour un même poste, la concurrence est rude. Dès lors, comment se démarquer pour se faire remarquer ? Le CV sous forme de carte heuristique® apporte une façon originale et efficace pour sortir du lot.
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Quel logiciel choisir pour réaliser votre CV heuristique ?
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Actuellement, il existe plus de cent logiciels de mind mapping. L’offre se répartit entre logiciels payants et gratuits d’une part, et d’autre part, entre logiciels en ligne ou non.
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Pour débuter, s’équiper d’un logiciel gratuit est un bon choix. De toute façon, les réflexes appris sur l’ensemble des logiciels sont quasiment les mêmes. Comme vous vous en doutez, l’offre en logiciels gratuits est un peu moins pléthorique… À ce jour, vous pouvez restreindre votre choix à trois logiciels gratuits : Freemind, Freeplane et Xmind. Freemind est particulièrement puissant pour tout travail de production. Toutefois, l’apparence des cartes Freemind est beaucoup moins attrayante qu’une carte Xmind. Pour cette raison, présenter votre CV heuristique grâce à Xmind reste un choix judicieux. En plus, Xmind est désormais disponible en français.
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===Prendre en main Xmind===
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*Insérer une branche fille
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*Insérer une branche sœur
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*Renommer une branche
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*Déplacer une branche
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*Supprimer une branche
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*Appuyer sur la touche « Inser » du clavier. Appuyer sur la touche « Entrée » du clavier.
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*Appuyer sur la touche « F2 » du clavier ou double- cliquer sur l’élément.
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*La glisser et la déposer à l’aide de la souris. Appuyer sur la touche « Suppr » de votre clavier.
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===Composer un CV heuristique===
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Pensez à respecter le plus possible les bonnes pratiques du mind mapping, à savoir un mot-clé par branche. Ainsi, vous séparerez les différentes informations et cela permettra de bien amorcer la suite. Par exemple, mettre « Téléphone » puis « fixe » et « portable » sur deux branches distinctes peut vous faire penser à ajouter votre numéro de ligne fixe : morceler l’information de cette façon permettra également aux recruteurs de scanner plus facilement votre CV.
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==CV HEURISTIQUE VS CV CLASSIQUE, LEQUEL ENVOYER ?==
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Votre CV heuristique sera-t-il bien perçu par les recruteurs ? Tout dépendra du degré d’ouverture du secteur dans lequel vous postulez. Vous pouvez très bien réaliser votre CV heuristique grâce à une carte manuelle. En fonction de vos talents artistiques, votre carte pourra toutefois être perçue comme moins professionnelle. Réservez donc les cartes manuelles pour des professions à l’esprit ouvert : art, culture, etc. La carte informatique, grâce à la structuration de l’information, paraîtra plus professionnelle. À ce jour, Imindmap1, le logiciel de mind mapping de Tony Buzan, est celui qui se rapproche le plus de l’aspect manuel. Naturellement, vous pouvez très bien envoyer votre CV sous les deux formes. Selon votre choix, les informations contenues dans ces deux formes de CV seront les mêmes, ou bien vous pourrez présenter en carte heuristique® une version expurgée de votre CV classique.
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Dans notre livre Boostez votre efficacité avec Freemind, Freeplane et Xmind2, nous expliquons pas à pas comment créer un CV heuristique avec Xmind.
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CV heuristique de Xavier Delengaigne
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1. Source : www.oecd.org/dataoecd/36/55/35693273.pdf Consulté le 23/06/2010.
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2. « Si la chance ne frappe pas à votre porte, construisez-en une. »
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1. Pearson, 2010.
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1. Voir dans le chapitre 8 la sous-partie intitulée « Mieux s’organiser avec la méthode GTD » page 150.
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1. Vous pouvez aussi vous aider du service Clifton StrengthsFinder de Gallup Organization : il s’agit d’un test en ligne permettant de déterminer ses forces. Pour y accéder, il faut acheter les ouvrages de Gallup contenant les codes d’accès : environ 20 €. http:// sf1.strengthsfinder.com/fr- fr/homepage.aspx
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1. Voir par exemple ce site qui propose un test vous permettant de déterminer votre profil d’apprenant : www.apprendreaapprendre.com/reussite_scolaire/test.php
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1. Peter Drucker, Managing oneself, Harvard Business Review, 2005.
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1. Ibid.
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2. L’intelligence émotionnelle, Robert Laffont, 1999.
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3. Peter Drucker, Managing oneself, Harvard Business Review, 2005.
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1. www.thinkbuzan.com/fr
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2. Xavier Delengaigne, Pierre Mongin, Boostez votre efficacité avec Freemind, Freeplane et Xmind, Eyrolles, 2e édition, 2010.
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== METTRE EN PLACE UN SYSTEME D’INFORMATION PERSONNEL==
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::::::::::::« Faites simple, aussi simple que possible, mais pas simpliste. »
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::::::::::::''Einstein''
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===Comment identifier vos besoins en information ?===
 
===Comment identifier vos besoins en information ?===
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===Méthode des facteurs critiques de succès===
 
===Méthode des facteurs critiques de succès===
  
1 Déterminez vos facteurs critiques de succès en fonction de vos objectifs stratégiques (ou de ceux de votre service évidemment). Pour cela, posez-vous les questions suivantes :
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:1 Déterminez vos facteurs critiques de succès en fonction de vos objectifs stratégiques (ou de ceux de votre service évidemment). Pour cela, posez-vous les questions suivantes :
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::* Où détesteriez-vous le plus que quelque chose aille mal dans votre activité ?
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::* Citez deux ou trois secteurs de votre activité où des difficultés vou empêcheraient de fonctionner normalement.
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::* Supposons que vous restiez isolé pendant trois mois. Que souhaiteriez-vous savoir en premier en revenant ?
  
* Où détesteriez-vous le plus que quelque chose aille mal dans votre activité ?
+
:2 À partir des réponses obtenues ci-dessus, sélectionnez celles qui se recoupent et vous semblent essentielles (entre trois et six).
  
* Citez deux ou trois secteurs de votre activité où des difficultés vou empêcheraient de fonctionner normalement.
+
:3 Réfléchissez aux informations dont vous avez continuellement besoi pour mieux gérer ces FCS.
  
* Supposons que vous restiez isolé pendant trois mois. Que souhaiteriez-vous savoir en premier en revenant ?
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:4 Mettez en place une veille personnelle sur ces thèmes (voir chapitre 11).
 
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2 À partir des réponses obtenues ci-dessus, sélectionnez celles qui se recoupent et vous semblent essentielles (entre trois et six).
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3 Réfléchissez aux informations dont vous avez continuellement besoi pour mieux gérer ces FCS.
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4 Mettez en place une veille personnelle sur ces thèmes (voir chapitre 11).
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Flux matériel vs  immatériel Le flux matériel reste bien réel
 
Flux matériel vs  immatériel Le flux matériel reste bien réel
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Bien que nous vivions dans un univers de plus en plus virtuel, la réalité nous rattrape rapidement avec des objets bien physiques. Malgré une volonté de s’orienter vers la dématérialisation, nous continuons de rester entourés par des informations sur un support physique :
 
Bien que nous vivions dans un univers de plus en plus virtuel, la réalité nous rattrape rapidement avec des objets bien physiques. Malgré une volonté de s’orienter vers la dématérialisation, nous continuons de rester entourés par des informations sur un support physique :
  
* courriers ;
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:* courriers ;
 
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:* dossiers ;
* dossiers ;
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:* livres ;
 
+
:* magazines ;
* livres ;
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:* etc.
 
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* magazines ;
+
 
+
* etc.
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Cette source de données est bien souvent multiforme. La méthode GTD (voir chapitre 3, « Rangez votre bureau », page 57) propose de centraliser ces données physiques dans une inbox (une boîte de réception). En fonction du volume de données à traiter, l’inbox peut être une simple bannette à courrier. Une fois rentrées dans le système, les données ne doivent pas rester statiques.
 
Cette source de données est bien souvent multiforme. La méthode GTD (voir chapitre 3, « Rangez votre bureau », page 57) propose de centraliser ces données physiques dans une inbox (une boîte de réception). En fonction du volume de données à traiter, l’inbox peut être une simple bannette à courrier. Une fois rentrées dans le système, les données ne doivent pas rester statiques.
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* répondre ;
 
* répondre ;
 
 
* transférer ;
 
* transférer ;
 
 
* déléguer ;
 
* déléguer ;
 
 
* faire.
 
* faire.
  
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* un événement : ajoutez-le dans votre agenda puis supprimez l’e-mail ;
 
* un événement : ajoutez-le dans votre agenda puis supprimez l’e-mail ;
 
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* un site : ajoutez-le dans vos favoris dans un site de social bookmarking par exemple, puis supprimez l’e-mail ;
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* un contact : ajoutez-le à votre annuaire, puis supprimez l’e-mail. Lorsque nous envoyons un e-mail avec une tâche déléguée par exemple, nous croyons que c’est terminé. Eh bien non, vous devez assurer un suivi car votre contact ne réalisera peut-être pas la tâche, ou que tout simplement, il n’aura pas reçu votre e-mail (ou fait semblant de ne pas le recevoir). Une fois l’e-mail envoyé, transférez-le dans votre dossier en attente pour assurer un suivi.
 
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Le temps et l’attention sont des ressources finies. Vous ne devez pas simplement consulter votre boîte mail mais agir, transformer les e-mails en actions. Le but ultime reste d’amener votre boîte de réception à zéro. L’e- mail est simplement un médium. Vous devez transformer vos e-mails en actions.
 
Le temps et l’attention sont des ressources finies. Vous ne devez pas simplement consulter votre boîte mail mais agir, transformer les e-mails en actions. Le but ultime reste d’amener votre boîte de réception à zéro. L’e- mail est simplement un médium. Vous devez transformer vos e-mails en actions.
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===Vous organiser : une activité quotidienne===
 
===Vous organiser : une activité quotidienne===
  
===== Organiser l’année ====
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En début d’année, réalisez une carte GTD avec les projets structurants de l’année. Créez également une carte GTD portail. Elle sera l’équivalent virtuel de votre système d’organisation GTD du flux matériel (bannettes).
 
En début d’année, réalisez une carte GTD avec les projets structurants de l’année. Créez également une carte GTD portail. Elle sera l’équivalent virtuel de votre système d’organisation GTD du flux matériel (bannettes).
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En guise de récompense, vous pouvez à ce moment lire vos flux RSS. Certains consultent leur agrégateur de flux dès le matin, mais avec le nombre grandissant de flux, nous cédons vite à la tentation de vouloir tout lire. Réserver la lecture des fils RSS en fin de journée permet de ne pas prendre trop de temps, ou tout du moins de ne pas empiéter sur l’activité de la journée qui commence tout juste.
 
En guise de récompense, vous pouvez à ce moment lire vos flux RSS. Certains consultent leur agrégateur de flux dès le matin, mais avec le nombre grandissant de flux, nous cédons vite à la tentation de vouloir tout lire. Réserver la lecture des fils RSS en fin de journée permet de ne pas prendre trop de temps, ou tout du moins de ne pas empiéter sur l’activité de la journée qui commence tout juste.
  
LE SYSTÈME D’INFORMATION PERSONNEL PAR BRUNO BERNARD SIMON
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==LE SYSTÈME D’INFORMATION PERSONNEL PAR BRUNO BERNARD SIMON==
  
 
Quels sont les piliers d’un système d’information personnel : l’e-mail ?
 
Quels sont les piliers d’un système d’information personnel : l’e-mail ?
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Sur les réseaux sociaux, idem, le capital de sympathie et/ou d’expertise que vous aurez contribué à créer vous sera très utile au moment opportun.
 
Sur les réseaux sociaux, idem, le capital de sympathie et/ou d’expertise que vous aurez contribué à créer vous sera très utile au moment opportun.
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Latest revision as of 17:26, 30 June 2020

DEVELOPPER SES COMPETENCES PERSONNELLES

« L’instabilité est nécessaire pour progresser. Si on reste sur place, on recule. »
Coluche

« Le concept de compétence ne renvoie pas uniquement aux savoirs et savoirfaire, il implique aussi la capacité à répondre à des exigences complexes et à pouvoir mobiliser et exploiter des ressources psychosociales (dont des savoirfaire et des attitudes) dans un contexte particulier1. »

Pourquoi développer des compétences clés ? D’abord, l’avancée technologique nécessite de développer des capacités d’adaptation. Ensuite, les sociétés se fragmentent de plus en plus, et les métiers se spécialisent.

Enfin, à cause de la mondialisation. Auparavant, seuls les ouvriers non qualifiés étaient en concurrence avec les pays émergents. Désormais, les ingénieurs aussi sont concernés. De nombreuses sociétés occidentales sous- traitent par exemple de la programmation en Inde.

Apprenez à vous connaître

«If opportunity doesn’t knock, build a door2. »
Milton Berle

Comme nous venons de le voir, le développement et la communication autour de ses compétences reste un élément essentiel pour réaliser les objectifs que nous nous sommes assignés. Une question encore plus essentielle doit toutefois être abordée ici : savoir comment déterminer ces fameux objectifs afin de ne pas emprunter des chemins que l’on pourrait regretter ensuite.

Le modèle TIICC prend en compte cette étape via le T de gestion du Temps. Tout simplement parce qu’il s’agit de l’élément le plus important que vous ayez à gérer, celui dont dépendent les quatre autres. Nous parlons bien sûr ici de la gestion du temps sur le long terme et non plus de la simple

gestion des tâches. Même si celles-ci doivent nécessairement se mettre au service d’objectifs plus élevés. Ces deux éléments (les objectifs et les tâches à effectuer pour les atteindre) sont en effet indissociables. Ils impriment un rythme à toute réalisation humaine, qu’elle soit collective ou individuelle. Les objectifs marquent les rythmes lents. Ils sont la projection dans le temps de nos désirs et nous tirent vers l’avant. Les tâches sont la brique de base sur laquelle se bâtit tout projet. Elles sont totalement incontournables pour avancer tant la règle du « un pas après l’autre » reste encore le meilleur moyen d’atteindre nos objectifs sans être dépassé par leur ampleur.

Nous entrons donc ici clairement dans le domaine du développement personnel, un champ d’étude où toutes les productions ne se valent pas, loin de là. Il y a toutefois beaucoup d’auteurs sérieux dont les écrits peuvent nous être profitables et il serait dommage de s’en priver sous prétexte que se côtoient généralement, dans ce domaine, le pire et le meilleur.

Changer de vie ?

Un des leitmotivs des ouvrages consacrés au développement personnel consiste à affirmer qu’il faut améliorer sa vie pour qu’elle soit le plus en accord possible avec ses aspirations profondes et nous amène ainsi au bonheur que l’on souhaite.

La notion de bonheur est cependant ambiguë. Pour Tim Ferriss, l’auteur du best-seller La semaine de quatre heures1, il vaut mieux se concentrer sur celle d’enthousiasme. Selon lui, la question que nous devons réellement et périodiquement nous poser lorsque nous souhaitons repenser notre vie est la suivante : « Qu’est-ce qui m’enthousiasme ? »

Avant d’aller plus loin, arrêtons-nous sur une expression qui pourrait s’avérer contre-productive au final. On parle souvent en développement personnel de changer sa vie. Cela pourrait laisser penser qu’il s’agit ici de prendre des mesures radicales visant à apporter de véritables bouleversements. Or, tout le monde n’a pas forcément envie de changer complètement sa vie. Il s’agit donc de choisir une méthode qui pourra, si besoin, s’appliquer de manière mesurée. Celles que nous vous présentons sont de celles-là.

Mieux choisir ses objectifs de vie avec Stephen Covey

Dans son ouvrage culte, Les sept habitudes, Stephen Covey (l’un des vingt-cinq Américains les plus influents selon le Time Magazine) s’attache à mettre en pratique les apports de trois siècles de littérature américaine consacrée au succès et à l’accomplissement personnel. Cette tradition a développé certains principes qui fondent l’éthique du caractère et s’opposent à ceux de l’éthique de la personnalité apparue après la guerre. D’après Covey, là où la première cherche à nous faire évoluer durablement, la seconde propose des recettes superficielles et souvent éphémères de type « souriez et la vie vous sourira » ou « vouloir, c’est pouvoir ».

L’approche de Stephen Covey vise le développement personnel et l’amélioration de son efficacité à long terme. L’objectif est de passer progressivement de la dépendance aux autres vers l’indépendance (reconnaissance de soi-même) puis vers l’interdépendance (reconnaissance de la nécessité de collaboration avec d’autres personnes afin d’accroître sa propre efficacité). Cette philosophie, on le voit, est totalement en phase avec un Personal Knowledge Management (PKM) qui doit nous amener vers une plus grande autonomie, qu’elle soit personnelle ou professionnelle, mais aussi à reconnaître d’une part, et exploiter d’autre part, notre interdépendance via les services du web 2.0.

Ce n’est bien sûr pas l’ensemble de la méthode de Stephen Covey que nous vous présentons ci-dessous. Il n’est pas possible de résumer la richesse de ses ouvrages en quelques lignes. Il s’agit plutôt d’un point de départ pour mieux se connaître et disposer ainsi des éléments qui nous permettront de prendre notre vie en main.

Mise en œuvre de la méthode de Stéphane Covey

1 Identifier les « rôles » que vous êtes amené à jouer dans votre vie : conjoint, père/mère, fils/fille, responsable marketing, sportif/sportive, bénévole dans une association…

2 Écrivez pour chacun de ces rôles ce que vous aimeriez que l’on dise de vous dans votre discours funèbre (c’est un moyen radical !).

3 Transformez ces compliments potentiels en des objectifs de vie à atteindre à moyen et long termes. Une carte heuristique® est tout à fait adaptée à cet exercice.

4 Chaque début de semaine, préparez votre planning et faites coïncide vos rendez-vous et engagements des jours à venir avec ces objectifs. E retour, utilisez vos objectifs comme supports vous permettant de pense à des actions ciblées à mener dans la semaine.

5 Veillez à intégrer chaque nouvelle tâche qui se présente à vous dura la semaine, y compris la plus minime, dans vos objectifs à long terme.

6 Revoyez périodiquement vos objectifs afin de les affiner ou de les réorienter.

Marier la méthode de Stephen Covey et la méthode GTD ? Facile avec le mind mapping !

À première vue, les méthodes de David Allen1 et de Stephen Covey semblent très différentes. Schématiquement, là où le premier prône une focalisation sur la réalisation des tâches dans le but de conserver « un esprit comme de l’eau », le second nous invite surtout à garder un œil sur nos objectifs à long terme.

Dans les faits, leurs méthodes se complètent aisément et avantageusement. Ici encore, c’est l’outil informatique qui va nous aider à réaliser la jonction et plus spécifiquement le mind mapping. Que vous utilisiez un logiciel payant comme MindManager ou MindView, ou gratuit comme Freemind et Freeplane, vous allez pouvoir tirer parti dans le premier cas des marqueurs de maps et dans le second du gestionnaire d’attributs. Les deux systèmes vous donnent en effet la possibilité de créer des catégories aisément applicables aux éléments de vos cartes et vous permettent ainsi de les reclasser à la volée en fonction de vos besoins. Vous pourrez par exemple ajouter à vos tâches les attributs suivants :

  • conjoint/conjointe ;
  • père/mère ;
  • fils/fille ;
  • responsable marketing ;
  • sportif/sportive (karaté/jogging) ;
  • bénévole Croix-Rouge ;
  • etc.

Ainsi, lorsque vous entrerez une nouvelle tâche, même insignifiante, dans votre système GTD, vous serez sûr qu’elle rentre bien dans vos objectifs de vie en lui assignant un ou plusieurs de ces attributs. Une fois encore, on ne parvient à de grandes réalisations qu’avec des petits pas…

Mieux se connaître pour mieux réussir professionnellement avec Peter Drucker

À cette approche de Covey, utilisable tant dans sa vie privée que professionnelle, nous avons souhaité ajouter une seconde plus orientée vers les besoins des travailleurs du savoir. Et pour cause, puisqu’elle nous est proposée par Peter Drucker lui-même.

Si, malgré le nombre important d’ouvrages du type « Effectuez vous- même votre bilan de compétences » existants sur le marché, nous avons choisi de présenter sa méthode, c’est qu’il s’est autant intéressé au problème des organisations qu’à celui des individus qui les composent. Il ne met pas la performance des entreprises d’un côté et celle des travailleurs du savoir de l’autre, tout comme il n’envisage pas les individus uniquement comme des employés. Sa vision est globalisante. Elle renvoie à un partenariat gagnant- gagnant pour les organisations et les individus qu’elles emploient. Comment pourrait-il en aller autrement ? Ses conseils sont donc précieux pour cette première raison. Mais aussi parce qu’il les a appliqués tout au long de sa vie et que cela lui a plutôt bien réussi…

Étape 1 : identifiez vos compétences clés avec l’analyse en feed-back

La première étape de la méthode de Drucker consiste à mieux connaître ses forces et ses faiblesses en pratiquant ce qu’il appelle une analyse en feed- back. Il s’agit, à chaque fois que vous prenez une décision clé ou effectuez une action importante, d’écrire les résultats que vous en attendez et de les comparer quelques mois plus tard (neuf à douze) avec les résultats effectifs. Au bout de quelque temps et en fonction des résultats obtenus, vous serez en mesure de savoir où vous êtes compétent1 et où vous l’êtes moins. À partir de là :

1. essayez de vous mettre dans des situations où vos points forts produiront des résultats ;

2. travaillez vos points forts : l’analyse en feed-back vous montrera où les compétences que vous avez déjà acquises peuvent être encore améliorées ;

3. identifiez, afin de les contrer, les mauvaises habitudes qui limitent vos qualités (exemple : vous avez de bonnes idées, des objectifs ambitieux mais n’arrivez pas à formaliser les étapes qui conduiront à leur achèvement) ;

4. n’allez pas vers ce pour quoi vous n’êtes pas fait : vous perdez ainsi le temps et l’énergie que vous pourriez consacrer à passer du niveau « compétent » au niveau « expert ».

Étape 2 : identifiez votre mode de fonctionnement

Personne ne travaille tout à fait de la même manière. En cherchant à comprendre comment vous fonctionnez, vous pourrez créer et optimiser l’environnement propice à votre efficacité. Quelques questions à vous poser :

1. Suis-je plutôt quelqu’un qui lit ou quelqu’un qui écoute ? Il faut savoir que l’on est rarement les deux. Un lecteur accordera peu d’attention à ce qu’on lui dit et inversement. Il est intéressant pour vous de savoir où vous vous placez mais aussi de comprendre où se placent vos collègues.

2. Comment j’apprends ? On peut apprendre en lisant, en écoutant, en écrivant, en faisant ou même en s’écoutant parler. Lorsqu’on connaît son profil d’apprenant, on doit faire en sorte de toujours se mettre dans les meilleures conditions d’apprentissage possibles1.

3. Est-ce que je travaille mieux en groupe ou en solo ? Si je travaille mieux en groupe, quelles sont les relations qui me conviennent ? Subordonné, dirigeant ?

4. Est-ce que je produis de bons résultats comme décideur ou comme conseiller ? On connaît l’importance des éminences grises dans l’ombre des hommes de pouvoir. On peut être très à l’aise dans la réflexion théorique et beaucoup moins lorsqu’il s’agit de la concrétiser par des décisions. À l’inverse, on peut savoir faire des choix mais avoir besoin d’éclairages avisés.

5. Est-ce que je suis bon lorsqu’il faut agir en situation de stress ou est-ce que j’ai besoin d’un environnement très structuré et relativement prévisible ?

6. Corollaire à la question 5 : est-ce que je travaille mieux dans les petites structures ou dans les grandes ?

Étape 3 : identifiez vos valeurs

1. Réalisez le test du miroir : formalisez la réponse à la question suivante : quel type de personne est-ce que je veux voir le matin dans le miroir ? ( approcher du discours funèbre de Stephen Covey.)

2. Confrontez les résultats de ce test au type d’activités que vous menez ou aux valeurs de l’organisation pour laquelle vous travaillez.

3. Les valeurs ne sont pas qu’éthiques : est-ce que vous voulez travailler dans une organisation qui vous aide à faire au mieux ce que vous savez faire, ou dans une organisation qui recherche l’innovation de rupture ? Votre vie professionnelle sera radicalement différente selon que vous choisissez l’une ou l’autre.

Pour Peter Drucker, les risques en cas de valeurs trop éloignées sont que « non seulement l’individu sera frustré mais qu’en plus il ne produira pas de résultats1 ».

Étape 4 : sachez à « quoi » vous appartenez

Il s’agira dans cette quatrième étape de synthétiser ce que vous aurez appris sur vous dans les trois premières étapes afin d’être en mesure de faire des choix pertinents en terme de carrière. Si par exemple, vous savez que vous n’êtes pas un décideur, peut-être devez-vous refuser un poste de ce type, le risque étant de mal le vivre et d’hypothéquer la suite de votre carrière.

Cette étape doit aussi vous permettre de pouvoir dire oui à certaines demandes sur lesquelles vous êtes mal à l’aise en posant des conditions d’exécution : « Je veux bien le faire mais voici comment et voici le type de résultats que vous pouvez attendre de moi. »

Étape 5 : définissez votre apport (dans votre service, votre équipe projet, etc.)

Trois questions doivent se poser ici :

1. Que demande la situation ?

2. Étant donné mes compétences clés, mon mode de fonctionnement et mes valeurs, comment puis-je apporter la meilleure contribution à ce qui doit être fait ?

3. À quels résultats doit-on arriver pour faire la différence ?

Pour atteindre ses objectifs, Peter Drucker propose :

  • de ne pas projeter de résultats à plus de dix-huit mois, les imprévus étant trop nombreux ;
  • de se fixer des résultats raisonnables, c’est-à-dire atteignables a priori ;
  • de se fixer des résultats qui ont du sens, c’est-à-dire qui feront la différence ;
  • de se fixer des résultats qui doivent être visibles et si possible mesurables ;
  • de mettre en place un plan d’action : que dois-je faire ? Où et comment démarrer ? Avec quels objectifs ? Dans quels délais ?

Étape 6 : prenez la responsabilité de vos relations (ou l’intelligence émotionnelle avant l’heure)

« Se gérer soi-même exige de prendre la responsabilité de ses relations1 », nous dit encore Peter Drucker, explorant ainsi en pionnier les territoires de l’intelligence émotionnelle que le psychologue Daniel Goleman2 a depuis largement explorés et détaillés :

1. Acceptez le fait que les autres sont différents de vous, ils ont leurs propres compétences clés, leur propre manière de faire les choses, leurs propres valeurs. Pour être efficace, vous devez chercher à comprendre ce que recouvrent ces trois éléments chez vos collaborateurs afin d’en tirer le meilleur parti. C’est encore plus vrai pour votre responsable. Il faut savoir s’adapter à ce qui le rend plus efficace car « c’est (…) le secret pour “manager” son patron3 ».

2. Communiquez sur vos compétences. Beaucoup d’incompréhensions viennent du fait que l’on ne sait pas vraiment, y compris dans un même service, que Dupont est très bon pour ceci et Durand pour cela. Lorsque vous arrivez dans un nouveau poste, expliquez à vos collègues quelles sont vos forces, comment vous fonctionnez et ce que vous vous proposez d’apporter. Puis demandez-leur de se définir de la même manière. Même si parler de soi ainsi peut sembler à première vue présomptueux, au final, cela génère de la confiance.

Changer sa vie pour aller vers ce qui nous enthousiasme (et gagner ainsi en autonomie) n’est pas un élément annexe pour mettre en place son propre système de PKM, mais la ligne directrice, l’azimut de ce système. Les autres éléments ne peuvent qu’être au service de cet objectif plus élevé. Si l’on doit mieux gérer son information, c’est pour alimenter ses connaissances et développer ses compétences. C’est ainsi que l’on est reconnu et que l’on peut espérer atteindre un degré d’autonomie, notamment financière. Celle-ci vous permettra de dégager du temps pour faire ce qui vous épanouit le plus. Et si vous avez la chance que votre métier fasse partie des activités qui vous enthousiasment, veillez quand même à respecter un équilibre entre vie privée et vie professionnelle. Car ce qui enthousiasme votre partenaire n’est certainement pas votre absence…

Valorisez vos compétences personnelles L’e-portfolio, un CV en expansion

Se présenter sous son meilleur jour

Désormais, vous pouvez vous montrer sous votre meilleur jour tout en démontrant vos compétences professionnelles. Comment ? Grâce au CV en ligne qui devient un véritable e-portfolio. Un e-portfolio se présente comme un CV classique : expériences professionnelles, études, etc. Toutefois, Internet décuple les potentialités du CV. Grâce aux liens hypertextes, vous pouvez compléter votre CV avec des liens vers des sites web : les écoles que vous avez fréquentées, les entreprises où vous avez travaillé, etc. Vous pouvez également enrichir votre CV avec du contenu multimédia : vidéo de présentation, photos, etc. En complément de votre présentation, vous pouvez publier du contenu annexe : mémoire de master, etc. Pourquoi ne pas ajouter également des commentaires de vos anciens collègues, voire, si possible, les recommandations de vos anciens employeurs ?

L’e-portfolio décuple les possibilités de mise en page de votre CV. En effet, sur le net, il n’y a plus besoin de se soucier du coût d’une impression couleur. L’e-portfolio peut servir lorsque vous recherchez activement un poste mais également durant toute votre carrière pour vous présenter professionnellement.

Quels outils utiliser pour élaborer votre e-portfolio ?

Sur le net, de nombreuses solutions permettent de créer rapidement votre e-portfolio. La plupart des solutions dédiées sont gratuites en version de base, puis payantes pour une utilisation avancée (exemples : www.moncv.com et www.doyoubuzz.com). Elles présentent l’avantage de disposer d’une trame toute prête pour élaborer votre e-portfolio.

Rien ne vous empêche de vous inspirer de ces sites pour créer le vôtre.

Au choix, vous pouvez lancer un site web ou un blog en forme de portfolio. Vous pouvez utiliser un service en ligne ou si vous disposez d’un peu plus de connaissances informatiques, vous pouvez héberger votre propre solution.

Dans tous les cas, pour un meilleur référencement de votre e-portfolio, pensez à déposer un nom de domaine. Utilisez par exemple votre patronyme. Le coût reste modeste : environ cinq euros par an. La plupart des plates- formes de contenu proposent par ailleurs un outil statistique. Vous pourrez ainsi évaluer l’intérêt porté à votre e-portfolio, voire affiner votre analyse par page. Toutefois, l’analyse de vos statistiques ne vous permettra pas de savoir si c’est bien un recruteur qui a consulté votre e-portfolio.

Démarquez-vous grâce au CV heuristique

Le temps où un employé passait toute sa carrière au sein d’une même organisation semble révolu. Désormais, vous devez vous attendre à changer d’organisations plusieurs fois dans votre vie professionnelle. Dans le cadre de votre recherche de poste, vous serez amené à mettre à jour votre CV pour valoriser au mieux votre expérience professionnelle. Pour un même poste, la concurrence est rude. Dès lors, comment se démarquer pour se faire remarquer ? Le CV sous forme de carte heuristique® apporte une façon originale et efficace pour sortir du lot.

Quel logiciel choisir pour réaliser votre CV heuristique ?

Actuellement, il existe plus de cent logiciels de mind mapping. L’offre se répartit entre logiciels payants et gratuits d’une part, et d’autre part, entre logiciels en ligne ou non.

Pour débuter, s’équiper d’un logiciel gratuit est un bon choix. De toute façon, les réflexes appris sur l’ensemble des logiciels sont quasiment les mêmes. Comme vous vous en doutez, l’offre en logiciels gratuits est un peu moins pléthorique… À ce jour, vous pouvez restreindre votre choix à trois logiciels gratuits : Freemind, Freeplane et Xmind. Freemind est particulièrement puissant pour tout travail de production. Toutefois, l’apparence des cartes Freemind est beaucoup moins attrayante qu’une carte Xmind. Pour cette raison, présenter votre CV heuristique grâce à Xmind reste un choix judicieux. En plus, Xmind est désormais disponible en français.

Prendre en main Xmind

  • Insérer une branche fille
  • Insérer une branche sœur
  • Renommer une branche
  • Déplacer une branche
  • Supprimer une branche
  • Appuyer sur la touche « Inser » du clavier. Appuyer sur la touche « Entrée » du clavier.
  • Appuyer sur la touche « F2 » du clavier ou double- cliquer sur l’élément.
  • La glisser et la déposer à l’aide de la souris. Appuyer sur la touche « Suppr » de votre clavier.

Composer un CV heuristique

Pensez à respecter le plus possible les bonnes pratiques du mind mapping, à savoir un mot-clé par branche. Ainsi, vous séparerez les différentes informations et cela permettra de bien amorcer la suite. Par exemple, mettre « Téléphone » puis « fixe » et « portable » sur deux branches distinctes peut vous faire penser à ajouter votre numéro de ligne fixe : morceler l’information de cette façon permettra également aux recruteurs de scanner plus facilement votre CV.

CV HEURISTIQUE VS CV CLASSIQUE, LEQUEL ENVOYER ?

Votre CV heuristique sera-t-il bien perçu par les recruteurs ? Tout dépendra du degré d’ouverture du secteur dans lequel vous postulez. Vous pouvez très bien réaliser votre CV heuristique grâce à une carte manuelle. En fonction de vos talents artistiques, votre carte pourra toutefois être perçue comme moins professionnelle. Réservez donc les cartes manuelles pour des professions à l’esprit ouvert : art, culture, etc. La carte informatique, grâce à la structuration de l’information, paraîtra plus professionnelle. À ce jour, Imindmap1, le logiciel de mind mapping de Tony Buzan, est celui qui se rapproche le plus de l’aspect manuel. Naturellement, vous pouvez très bien envoyer votre CV sous les deux formes. Selon votre choix, les informations contenues dans ces deux formes de CV seront les mêmes, ou bien vous pourrez présenter en carte heuristique® une version expurgée de votre CV classique.

Dans notre livre Boostez votre efficacité avec Freemind, Freeplane et Xmind2, nous expliquons pas à pas comment créer un CV heuristique avec Xmind.

CV heuristique de Xavier Delengaigne

1. Source : www.oecd.org/dataoecd/36/55/35693273.pdf Consulté le 23/06/2010.

2. « Si la chance ne frappe pas à votre porte, construisez-en une. »

1. Pearson, 2010.

1. Voir dans le chapitre 8 la sous-partie intitulée « Mieux s’organiser avec la méthode GTD » page 150.

1. Vous pouvez aussi vous aider du service Clifton StrengthsFinder de Gallup Organization : il s’agit d’un test en ligne permettant de déterminer ses forces. Pour y accéder, il faut acheter les ouvrages de Gallup contenant les codes d’accès : environ 20 €. http:// sf1.strengthsfinder.com/fr- fr/homepage.aspx

1. Voir par exemple ce site qui propose un test vous permettant de déterminer votre profil d’apprenant : www.apprendreaapprendre.com/reussite_scolaire/test.php

1. Peter Drucker, Managing oneself, Harvard Business Review, 2005.

1. Ibid.

2. L’intelligence émotionnelle, Robert Laffont, 1999.

3. Peter Drucker, Managing oneself, Harvard Business Review, 2005.

1. www.thinkbuzan.com/fr

2. Xavier Delengaigne, Pierre Mongin, Boostez votre efficacité avec Freemind, Freeplane et Xmind, Eyrolles, 2e édition, 2010.


METTRE EN PLACE UN SYSTEME D’INFORMATION PERSONNEL

« Faites simple, aussi simple que possible, mais pas simpliste. »
Einstein


Comment identifier vos besoins en information ?

Certains besoins en information nous sont imposés par notre activité même car leur utilité est immédiate : chiffre des ventes, pourcentage de retours clients, taux de conversion des visiteurs d’un site web… Toutefois, il est indispensable, notamment lorsque l’on débute à un nouveau poste, de ne pas se satisfaire de l’existant et de mener l’audit de ses propres besoins informationnels.

Ceci est vrai dans le domaine professionnel mais peut aisément se décliner dans le cadre privé. De manière générale, on s’aperçoit d’ailleurs que les gens qui ont une passion n’ont pas de mal à se poser les bonnes questions pour avancer : « Comment trouver la personne-ressource qui me permettra de perfectionner ma technique de guitare ? », « Comment contacter l’expert d’arts martiaux qui m’enseignera telle forme de travail ? », etc. Ils ont l’enthousiasme nécessaire pour mettre la machine en marche. De fait, la passion est un excellent moteur. Les gens passionnés par leur métier se posent ainsi plus facilement les bonnes questions que les autres.

Les deux questions de Peter Drucker

Comme nous l’avons vu dans le chapitre 11, Peter Drucker est un excellent guide personnel. S’étant posé la question des besoins en information avant les autres, il a mis au point deux questions simples1 qui nous semblent à nouveau pleines de bon sens. Nous devons nous les poser pour ne pas rater notre cible :

1. Quelle est l’information que je dois apporter aux personnes avec lesquelles je travaille et dont je dépends ?

Pour Peter Drucker, la première question à se poser n’est pas « Qu’est-ce que je veux ? » mais « Qu’est-ce que les autres attendent de moi ? » et donc « Qui sont les autres ? » (ce qui est très cohérent avec sa méthode d’identification des compétences personnelles : voir chapitre 11). Cette question est essentielle car elle nou

Sous quelle forme ? Et oriente dès le départ vers le travail collaboratif. dans quels délais ?

2. Quelle est l’information dont j’ai personnellement besoin ? Qui peut me la donner ? Sous quelle forme ? Et dans quels délais ?

La première chose que doit faire un employé pour obtenir l’information dont il a besoin dans le cadre de ses fonctions est donc d’aller voir les autres, c’est-à-di tous ceux avec qui il va être amené à travailler ou dont il dépend, pour les interroger.

En retour ; il doit se préparer à répondre lui-même à question « Et vous, quelle information attendez-vous d moi ? » Dans le cadre de nos activités privées, on devr se poser cette question à nous-même en utilisant comm cadre de réflexion les différents rôles et objectifs que l’on se sera assigné grâce à la méthode de Stephen Covey.

Quels sont vos facteurs critiques de succès ?

On peut compléter la méthode de Peter Drucker en s’inspirant de celle des facteurs critiques de succès. Elle a été développée par le chercheur en management John Rockart1 pour permettre aux organisations de décliner leurs objectifs stratégiques à un niveau opérationnel, c’est-à-dire pour les réduire à quelque chose de plus « actionnable » : plan tactique, plan d’action, etc. Elle permet dans un premier temps de cerner les facteurs qui affectent la réalisation des objectifs stratégiques, les fameux facteurs critiques de succès (FCS). Avec un minimum d’efforts, il est tout à fait possible de décliner cette méthode à nos besoins individuels en information :

Une fois encore, le mind mapping pourra ici servir efficacement de support à votre réflexion.

Méthode des facteurs critiques de succès

1 Déterminez vos facteurs critiques de succès en fonction de vos objectifs stratégiques (ou de ceux de votre service évidemment). Pour cela, posez-vous les questions suivantes :
  • Où détesteriez-vous le plus que quelque chose aille mal dans votre activité ?
  • Citez deux ou trois secteurs de votre activité où des difficultés vou empêcheraient de fonctionner normalement.
  • Supposons que vous restiez isolé pendant trois mois. Que souhaiteriez-vous savoir en premier en revenant ?
2 À partir des réponses obtenues ci-dessus, sélectionnez celles qui se recoupent et vous semblent essentielles (entre trois et six).
3 Réfléchissez aux informations dont vous avez continuellement besoi pour mieux gérer ces FCS.
4 Mettez en place une veille personnelle sur ces thèmes (voir chapitre 11).

Flux matériel vs immatériel Le flux matériel reste bien réel

Bien que nous vivions dans un univers de plus en plus virtuel, la réalité nous rattrape rapidement avec des objets bien physiques. Malgré une volonté de s’orienter vers la dématérialisation, nous continuons de rester entourés par des informations sur un support physique :

  • courriers ;
  • dossiers ;
  • livres ;
  • magazines ;
  • etc.

Cette source de données est bien souvent multiforme. La méthode GTD (voir chapitre 3, « Rangez votre bureau », page 57) propose de centraliser ces données physiques dans une inbox (une boîte de réception). En fonction du volume de données à traiter, l’inbox peut être une simple bannette à courrier. Une fois rentrées dans le système, les données ne doivent pas rester statiques.

Organiser le flux matériel

Afin de ne plus faire coexister un flux matériel en plus d’un flux immatériel, de nombreuses personnes se tournent vers la dématérialisation. Elles scannent purement et simplement tous les documents qu’elles reçoivent pour les réceptionner dans une inbox virtuelle. Ainsi, tout est centralisé.

Toutefois, même avec un matériel performant (scanner à défilement), scanner tous les documents consomme du temps.

Vers un flux de plus en plus immatériel1

Le flux immatériel est lui aussi grandissant : toujours plus d’e-mails, de conversations téléphoniques, etc.

En moyenne, combien d’e-mails recevez-vous par jour : dix ? Vingt ? Cinquante ? Cent ? Vous l’avez sans doute remarqué : le nombre d’e-mails reçus par jour augmente de façon exponentielle. L’e-mail reste, il est vrai, le principal outil de communication dans la plupart des organisations.

Organiser le flux immatériel

Chaque jour, le flot ininterrompu de courriels charrie avec lui toutes sortes d’informations à traiter. Mais avez-vous déjà pris le temps de réfléchir à la nature de chaque e-mail reçu ? Sans doute que non… Bien souvent, nous traitons tous les e-mails de manière identique. Pourtant, la plupart des e-mails peuvent être transformés en actions. Selon la méthode GTD, si une action prend moins de deux minutes, vous devez la réaliser tout de suite. Cette action peut être :

  • répondre ;
  • transférer ;
  • déléguer ;
  • faire.

Respectez l’adage « chaque chose à sa place » pour :

  • un événement : ajoutez-le dans votre agenda puis supprimez l’e-mail ;
  • un site : ajoutez-le dans vos favoris dans un site de social bookmarking par exemple, puis supprimez l’e-mail ;
  • un contact : ajoutez-le à votre annuaire, puis supprimez l’e-mail. Lorsque nous envoyons un e-mail avec une tâche déléguée par exemple, nous croyons que c’est terminé. Eh bien non, vous devez assurer un suivi car votre contact ne réalisera peut-être pas la tâche, ou que tout simplement, il n’aura pas reçu votre e-mail (ou fait semblant de ne pas le recevoir). Une fois l’e-mail envoyé, transférez-le dans votre dossier en attente pour assurer un suivi.

Le temps et l’attention sont des ressources finies. Vous ne devez pas simplement consulter votre boîte mail mais agir, transformer les e-mails en actions. Le but ultime reste d’amener votre boîte de réception à zéro. L’e- mail est simplement un médium. Vous devez transformer vos e-mails en actions.

Organiser la messagerie selon la méthode GTD

Vous organiser : une activité quotidienne

Organiser l’année

En début d’année, réalisez une carte GTD avec les projets structurants de l’année. Créez également une carte GTD portail. Elle sera l’équivalent virtuel de votre système d’organisation GTD du flux matériel (bannettes).

Notre organisation va ensuite descendre d’un niveau pour s’occuper du mois.

Organiser le mois (en cours)

Au début du mois, créez la carte GTD du mois en cours.

Vérifiez la carte du mois précédent, pour ajouter dans la carte en cours les tâches non réalisées. Au fil du temps, indiquez les tâches à réaliser dans le mois ainsi que les tâches en attente pour réaliser par exemple un suivi.

Notre organisation va encore descendre d’un niveau pour s’occuper de la semaine.

Organiser la semaine (en cours)

En début de semaine

En fin de semaine

Créez la carte GTD de la semaine en cours.

Vérifiez la carte de la semaine précédente pour ajouter dans la cart en cours les tâches non réalisées.

Vérifiez votre système d’organisation GTD du flux matériel (vos bannettes). Le cas échéant, répartissez les tâches dans vos différentes cartes GTD : Projets, Mois, Semaine, Jour.

Consultez votre agenda pour visualiser les événements prévus. Consultez les pages web mises à lire plus tard (exemple : dans Diigo).

Notre système d’organisation va maintenant s’intéresser à une unité de mesure commun à beaucoup de travailleurs : la journée.

Organiser la journée (en cours)

Début de journée

Élaborez la carte GTD du jour. Consultez vos e-mails.

La carte GTD du jour reprend les tâches notées dans un premier temps au sein du carnet de tâches. Vérifiez également les tâches non réalisées sur la carte GTD de la veille.

Vérifiez votre agenda.

Reportez les rendez-vous du jour dans la carte GTD du jour. Vérifiez les actualités du jour.

Au choix, vous pouvez lire le journal ou consultez les sites d’actualité sur le net (exemple : Google Actualités). Au-delà de l’aspe de culture générale, l’actualité du jour peut influer sur votre agenda (exemples : travaux sur l’autoroute, organisation d’un événement auquel vous voulez assister).

Consultez vos réseaux sociaux.

Le plus souvent, limitez-vous à deux réseaux sociaux : un généralist (exemple : Facebook) et un professionnel (exemple : Viadeo).

Consulter ses réseaux chaque jour ne consomme pas forcément trop d temps. Un rapide scannage des différents éléments permet de limiter à cinq minutes la consultation de son compte. Sur les réseaux sociaux, i

y a une grande réactivité. Consulter quotidiennement votre réseau vou permettra de vous tenir informer en temps réel des informations circulant au sein de votre réseau.

L’ensemble de la phase d’organisation du matin représente environ trente minutes.


Fin de journée

Vérifiez la carte GTD du jour.

Barrez le cas échéant les tâches réalisées (bien souvent, vous biffez les tâches réalisées au fur et à mesure de la journée.) Vérifier la carte GTD du jour en fin de journée permet de prendre conscience de l’ensemble des tâches effectuées dans la journée, car pour paraphraser Marie Curie : « On ne fait jamais attention à ce qui a été fait ; on ne voit que ce qui reste à faire. »

Consultez votre lecteur de flux RSS.

En guise de récompense, vous pouvez à ce moment lire vos flux RSS. Certains consultent leur agrégateur de flux dès le matin, mais avec le nombre grandissant de flux, nous cédons vite à la tentation de vouloir tout lire. Réserver la lecture des fils RSS en fin de journée permet de ne pas prendre trop de temps, ou tout du moins de ne pas empiéter sur l’activité de la journée qui commence tout juste.

LE SYSTÈME D’INFORMATION PERSONNEL PAR BRUNO BERNARD SIMON

Quels sont les piliers d’un système d’information personnel : l’e-mail ?

L’agrégateur de flux RSS ?…

L’e-mail et les listes de discussion restent importants même si le RSS a mangé une part non négligeable du temps de veille. Le presse-papier ne doit pas être oublié, ni surtout les réseaux professionnels – et non pas les réseaux sociaux du web 2.0.

Le web 2.0 a-t-il révolutionné l’activité du travailleur du savoir ?

Oui… et non. Oui, si l’on considère que le web 2.0 représente avant tout la rapidité des réseaux, la participation de plus d’acteurs (les « pro-ams »), et donc l’augmentation de la production de l’information et du temps nécessaire à son traitement. Non, du point de vue du fond du travail : la recherche des sources d’informations, la vérification, le recoupement, l’agrégation et le stockage restent les mêmes.

Le système d’information personnel se compose-t-il d’outils mais également de méthodes (mind mapping, GTD, etc.) ?

Dans mon cas personnel, rien de bien compliqué, si ce n’est une classification et un classement optimal des fichiers, la sauvegarde des données, la mise à jour des logiciels et du matériel.

1. Peter Drucker, « Quelle information pour les cadres ? » in Les Échos, 2002 : www.lesechos.fr/formations/manag_info/articles/article_12_1.htm

1. John F. Rockart, « Chief executive define their own data needs », Harvard Business Review, mars-avril 1979.

1. Nous complétons ici nos conseils pour mieux gérer sa boîte mail, thème que nous avons commencé à aborder dans la partie 1 au chapitre 5 « Organiser l’information », notamment dans

« Gérez votre messagerie : de quoi je me mail ? ».

Conclusion

« No one likes change except a wet baby. 1»

L’avènement d’un continuum informatique

Désormais, dans la plupart des organisations, nous sommes en présence d’un véritable continuum informatique. L’ordinateur est présent à chaque étape de la production d’information.

Prenons l’exemple de la presse : « Dès la deuxième moitié des années 1990, les chercheurs français Daniel Thierry et Denis Ruellan2, étudiant les transformations organisationnelles des rédactions des entreprises de presse régionale, repèrent l’existence d’un continuum informatique présent à tous les maillons de la chaîne de production de l’information depuis l’amont de cette chaîne (repérage, collecte, sélection, indexation…) jusqu’à son aval (impression et diffusion) en passant par toutes les étapes intermédiaires liées à la fabrication de l’information (hiérarchisation, écriture, mise en scène…)3. »

Bien que non exclusif, le Personal Knowledge Management (PKM) reste intimement lié à l’ordinateur. Développer des compétences informatiques et informationnelles devient donc primordial.

Une information protéiforme et multisource

Les sources traditionnelles sur papier (livres, magazines) conservent tout leur attrait. Le net, quant à lui, constitue un véritable magma informationnel. En son sein s’entremêlent des données publiques, des informations personnelles, d’autres commerciales.

Bref, se retrouver dans ce melting pot informationnel devient de plus en plus compliqué, nous avons besoin de boussoles pour naviguer dans l’océan de données que constitue le net. Face à l’infobésité, nous devons mettre en place des filtres pour éviter de nous noyer dans le flux continu de données. Le PKM est justement là pour nous aider à nous y retrouver (il faut cependant noter que le développement de solides compétences dans ce domaine peut prendre plus ou moins de temps selon les personnes).

Attention à l’enfermement informationnel

De nombreux travailleurs du savoir restent emprisonnés dans un univers autocréé. Au fil du temps, ils ont bâti un système d’information performant. Toutefois, forts de ce réceptacle de données, ils délaissent peu à peu la sérendipité, ainsi que le plaisir de trouver et de s’y retrouver. Ils se retrouvent dans une veille permanente, connectés vingt-quatre heures sur vingt-quatre à leur ordinateur et au net. Internet devient le cordon ombilical nécessaire à leur survie.

L’addiction au net est vite contagieuse selon votre profil de personnalité.

Ainsi, comme dans toute activité, la pause est bénéfique. Débranchez-vous périodiquement du flux continu d’informations. Il faut savoir parfois arrêter le temps, c’est-à-dire sortir des flux de données pour en tirer des connaissances. Pour prendre une image, arrêtons de vouloir boire toute l’eau du fleuve boueux pour boire uniquement l’eau de source limpide.

Mais l’enfermement informationnel peut aussi être collectif. La sociologue Danah Boyd pointait récemment les risques d’homophilie, c’est-à- dire notre capacité à nous confronter uniquement à des informations auxquelles nous avons des chances d’adhérer (et d’éviter ainsi les points de vue divergents). C’est particulièrement visible sur le marché des sites de rencontres : ils se spécialisent de plus en plus par « niches » (les trentenaires, les quarantenaires, ceux qui votent à gauche ou à droite, les Blacks Blancs Beurs, les Catholiques, les Musulmans, les Juifs, etc.). Comme le dit Danah Boyd, « la technologie n’a pas dans son essence de mettre fin aux divisions de la société. Et même, plus souvent qu’à son tour, elle les renforce1 ».

Savoir ralentir

Depuis quelques années, on voit grandir le mouvement du « slow ».

Slow Food, le slow travel, le slow parenting1 : tout est bon pour prendre son temps et c’est tant mieux, car prendre son temps n’est pas synonyme de le perdre, au contraire. Le concept de « slow » appliqué à la gestion de l’information revient à mettre en place des garde-fous pour nous permettre de prendre de la distance avec elle, notamment celle, toujours croissante, qui est diffusée en temps réel. Temps de déconnexion, de détente, de respiration, voire, pourquoi pas, de méditation (comme le prônent certains des chercheurs les plus avancés dans cette réflexion2), afin de repartir sur de bonnes bases.

On sait par exemple que le fait de dormir sur une idée nous permet souvent d’aboutir à une solution le lendemain (et c’est maintenant prouvé3). On sait aussi que la rêverie journalière est un élément important de la résolution de problèmes4 ou bien que les promenades, même courtes, dans un environnement naturel5 améliorent notre créativité. En fait, plus le temps passe et plus les neurosciences cognitives nous apprennent que le cerveau a besoin de ces temps de pause pour mieux intégrer les informations afin de mieux les réutiliser. Comment le travailleur du savoir qui souhaite être efficace pourrait-il ne pas tenir compte de ces découvertes ?

Le PKM ou l’art de s’adapter au réel pour ne pas le subir

Le Personal Knowledge Management, comme nous l’avons démontré, est une discipline nécessairement intégratrice. Elle se nourrit des apports de domaines scientifiques divers (sciences de l’information, de la cognition, du management, de l’éducation…). Mais elle s’intéresse aussi aux pratiques, savoir-faire et tours de main numériques pour la bonne et simple raison qu’ils sont souvent à l’origine de recherches menées dans ces domaines. Sur Internet, l’essai-erreur et les approches heuristiques sont constantes et peu coûteuses en temps. Il n’est donc pas nécessaire d’attendre une validation scientifique pour tester et mettre à son profit une technique que d’autres auront partagée… et avec le web social, il s’en partage beaucoup !

Dans ce contexte informationnel singulier, on comprend bien qu’il est difficile d’enfermer le PKM dans des définitions trop catégoriques.

S’adaptant à la fois aux évolutions sociétales évoquées dans cet ouvrage et aux besoins individuels de chacun, il est multiforme et en perpétuelle évolution. Nous pensons toutefois que le modèle TIICC, détaillé ici avec force outils et méthodologies, devrait permettre à chaque travailleur du savoir de poser les bases de son propre système de PKM mais aussi, grâce à la pratique de la veille qui en est une composante essentielle, de mieux anticiper les changements qui l’attendent et de s’y adapter.

Maintenant, c’est à vous ! Gérez votre PKM comme un livret de caisse d’épargne. Vos données sont un capital à faire fructifier, à accumuler doucement pour que le moment venu, vous puissiez « tirer » dessus.

Sur les réseaux sociaux, idem, le capital de sympathie et/ou d’expertise que vous aurez contribué à créer vous sera très utile au moment opportun.